С целью информирования о наступающем сроке представления справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ Управление Федеральной налоговой службы по Калужской области проводит информационно-разъяснительную работу среди граждан Калужской области.
По итогам года организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники, должны отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому налогоплательщику. Для этого нужно сдать справки по форме 2-НДФЛ. Форма этой справки утверждена приказом Федеральной налоговой службы от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@.
Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым организация (индивидуальный предприниматель) выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физическим лицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год.
Если полученный доход работника не облагают НДФЛ, то его не нужно отражать в справке.
Важно: начиная с отчетности за 2011 год, нужно составлять единую справку о доходах на каждого работника, а не отдельно по каждой налоговой ставке.
Например, если организация (индивидуальный предприниматель) выплатила работнику в течение года доходы, облагаемые по трем ставкам: 9%, 13%, 35%, то представить в инспекцию она должна одну справку. При этом сначала должны быть заполнены разделы 3-5 для ставки 13%, далее последовательно разделы 3 и 5 для ставки 9 и 35%.
Справку по форме 2-НДФЛ заполняют на основании данных налоговой карточки по учету доходов и налогов. Такая карточка ведется по каждому работнику.
Отчитаться по НДФЛ необходимо не позднее 01 апреля года, следующего за отчетным. Однако в некоторых случаях сделать это нужно не позднее одного месяца после окончания года, в котором получен доход.
Так поступить нужно, если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме. В этом случае организация (индивидуальный предприниматель) должна письменно уведомить этого человека и налоговую инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме этого налога. Эти правила введены с 01 января 2010 года (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Для подачи сведений о невозможности удержать налог необходимо использовать справку по форме 2-НДФЛ. При направлении такой справки в налоговую инспекцию к ней нужно приложить заявление о невозможности удержать налог, составленное в произвольной форме.
Кроме того, справку необходимо выдать работнику в любой момент по его заявлению. Чаще всего это происходит в случае, если сотрудник увольняется в течение года.
Теперь рассмотрим нюансы заполнения справки. Например, если какой-то показатель, предусмотренный в справке, отсутствует, то эту строку не заполняют. В пустых полях прочерк ставить нельзя.
Все суммы, за исключением НДФЛ, отражают в рублях и копейках (через точку). Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, то в справке ставят два нуля. При этом величину налога на доходы, удержанную или подлежащую удержанию с работника, отражают в справке только в целых рублях.
Важно: в справке указать коды:
— виды документов,
— полученных доходов,
— налоговых вычетов,
— регионов Российской Федерации.
Все эти коды приведены в приложении к приказу Федеральной налоговой службы от 17.11.10 № ММВ-7-3/611@.
Если справка не умещается на одной странице, то необходимо заполнить их нужное количество. При этом на следующей странице вверху указывают ее номер. Поле «налоговый агент» нужно указать на каждой странице справки.
Формат и порядок представления справок утвержден приказом Федеральной налоговой службы от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@.
Организация (индивидуальный предприниматель) может сдать справки на специальном бланке (заполнив его от руки, либо распечатав на принтере). Однако воспользоваться таким методом можно, если количество работников не превышает 10 человек. Важно: заполненные справки прошивать не нужно. Кроме справок нужно составить два бланка реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приказе Федеральной налоговой службы от 16.09.11 № ММВ-73/576@.
Организация (индивидуальный предприниматель) может сдать справки на электронных носителях. Например, на дискетах, дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти.
Важно: количество сведений в одном файле не должно превышать 3000 документов. Если у налогового агента сведения превышают указанный предел, то необходимо сформировать несколько файлов.
Организация (индивидуальный предприниматель) может сдать справки с использованием средств телекоммуникаций в порядке, утвержденном приказом Федеральной налоговой службы от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@.
Электронный формат справки 2-НДФЛ утвержден приказом Федеральной налоговой службы от 17.11.101 № ММВ-7-3/611@.
Дублировать справки на бумажных носителях в этом случае не требуется.
Сведения считаются представленными, если они прошли форматно-логический контроль и зафиксированы в реестре налоговой инспекции.
Принятой отчетность будет считаться, если организация (индивидуальный предприниматель) получит протокол входного контроля от налоговой инспекции, который подтверждает, что отчетность не содержит ошибок.